あなたの会社ではフレックス制度は採用されていますか？正式名称はフレックスタイム制度で、英語ではflextimeと表記します。flexibleという単語はご存知の方が多いので想像しやすいですが、直訳すると”柔軟な時間”という意味になります。つまり、就業時間を柔軟にするということです。
フレックス制度は、採用されているという人もいれば未採用、もしくは検討中というケースもあるでしょう。今回は、フレックス制度を活用できる可能性のある人に向けて、フレックス制度とは何か、フレックス制度のメリットとデメリット、前提条件、活用事例について書いていきます。
フレックス制度とは何か
フレックス制度とは、働く時間を自分でコントロールできる制度です。フレックス制度のない会社の場合、9時出社・18時退社など、定時が決まっています。バブル期までの日本であれば”サラリーマン”の働き方が今ほど多様でなかったため、働く時間を揃え、いつでも社員が揃っている方が会社にとって都合が良かったはずです。
しかし、今は政府が働き方改革を推進し、人材や働き方の多様性が叫ばれるようになりました。育児や介護を抱えている人、副業をしている人、プライベートの予定が多い人などにとっては、9時から18時までの就業時間は必ずしも好都合ではありません。フレックス制度は、そのような人達がそれぞれに最適な就業時間帯で働ける可能性のある制度なのです。
一括りでフレックス制度と言っても、その内容は企業によって様々違います。1日の就業時間(例えば8時間)は変えずに、出退勤の時間をコントロールできるようにする場合や、月の合計就業時間が決まっていて、1日の就業時間は個々人に委ねられているケースなど、様々なケースがあります。以下では、フレックス制度に関連する2つの概念を紹介します。
コアタイム
コアタイムというのは、必ず出勤しないといけない時間帯を指します。例えばフレックス制度を導入し、かつコアタイムを11:00-14:00と設定した場合、どんなに遅くとも11時までには出社が必要で、かつどんなに早くとも14時までは働く必要があります。
フレキシブルタイム
フレキシブルタイムというのは、働いてもいい時間帯です。例えばコアタイムが11:00-14:00の場合で、夜22:00-翌朝6:00までは就業不可の会社であれば、フレキシブルタイムは6:00-11:00と14:00-22:00となります。
フレックスタイムのメリットとデメリット
続いて、フレックスタイムのメリットとデメリットを紹介します。
メリット
フレックスタイムの最大のメリットは、プライベートを充実させられることです。就業時間が9時-18時と決まっていては、平日に入れられる予定は限られます。銀行や役所、病院などは終業後では閉まっていることがありますし、子供の幼稚園や習い事の送迎に行けなかったりします。フレックスタイムを使えば、自分の都合に合わせて就業時間をコントロールすることができます。うまく活用すれば、プライベートを最大限充実させることができるのです。
次に、通勤時間帯をコントロールできることが挙げられます。9時前後の時間は電車も混みますので、混雑を避けて通勤するために朝早く通勤したり、逆に10時以降に出勤したりする人も多いです。近年は政府が時差通勤を呼びかけていることもあり、フレックスタイムを使って自由に通勤時間を決めている人が増えています。
次のメリットは、働き方にメリハリをつけられることです。1日の就業時間が固定されていないフレックスタイムであれば、昨日20時まで残業したから今日は16時に帰る、なんてことが可能になります。
フレックスタイムで残業を削減することもできます。通常残業には波があり、忙しい時期と余裕のある時期は定期に敵に、もしくは不定期に繰り返されます。余裕のある時期には1日8時間では足りず、また忙しい時には8時間ではとても足りないということになります。フレックスタイムで1日の就業時間を調整できるようになれば、これらの忙しさの波を調整し、全体として残業を削減できるのです。
デメリット
一方フレックス制度は終業時間をルーズにする分、会社によっては、また働き方によっては残業が増える要因になりかねません。フレックス制度が残業の理由に使われてしまう可能性です。
またフレックスタイムは従業員の自己管理によって成り立つ制度なので、自己管理に失敗すれば、就業時間がマイナスになるような事態が発生したり、重要な予定をすっぽかされる原因になりえます。
また、フレックスタイムは自社・他社問わずコミュニケーションを阻害する可能性があります。連絡が取れると思った時間帯に連絡が取れず、急ぎの内容が確認できないようなケースが該当します。
フレックスタイムが機能するための条件
以上見てきたように、フレックスタイムはメリットだけでなくデメリットも存在します。これは、フレックスタイム制度は機能する前提条件があるからです。以下では、フレックスタイムの前提条件を説明します。
正確な勤怠管理システム
フレックスタイムでは就業時間が人によって大きく異なります。勤務開始と勤務終了の時間を正確に把握するツールがないと、サービス残業の温床になったり、逆にサボる余地を与えてしまいます。出社する際にタイムカードを利用したり、パソコンのOn/Offを自動で追跡するツールを用いて管理することが必要です。
自己管理ができる
フレックスタイム制度が機能するには、就業時間を従業員が自身で管理する必要があります。既定の就業時間を下回ってしまったり、重要な予定がある日に遅く出社することがあってはいけません。
残業防止措置がある
フレックスタイムは、使い方によっては無制限に残業する制度になってしまいます。たとえ1日の就業時間が決まっていなかったとしても、1か月とか四半期の周期で残業を管理し、必要に応じて抑制する仕組みが必要です。
取引先と同僚の理解
自己管理ができる従業員がいて、仕組みが整ったとしても、取引先や同僚の理解がなければフレックスタイム制度は活用できません。重要な取引先や同僚に対して勤務時間を連絡したり、自分が不在の時の対応をあらかじめ決めることが必要です。
また、早い時間に帰宅しずらい職場の雰囲気があればフレックス制度が機能しません。先輩や上司が率先して早く帰宅したり、早く帰ろうとする人にポジティブな反応をすることで職場の雰囲気を醸成する必要があります。
フレックス制度の活用事例
ここまではフレックス制度の一般的な活用事例を説明してきました。ここからは、著者自身の経験をもとに、フレックス制度の有効な活用事例を紹介します。前提として、著者の会社では元々9時から18時の就業時間でしたが、現在ではフレックスタイムを導入しています。コアタイムが11:00-15:30、フレキシブルタイムが6:00-11:00と15:30-22:00で、1日単位ではなく月単位で勤怠の時間を管理します。
午前中を自由に過ごせる
コアタイムが11時以降の為、出勤前の午前中に予定を入れられます。銀行に行ったり、クリーニング店に寄ってから出社することができます。また前日に飲み会が入っている場合は予め翌日の出社時間を11時に設定し、多少夜が遅くなっても十分休養を取り、次の日のパフォーマンスに影響しないようにしています。
午後はもっと自由に過ごせる
午前中も自由に過ごせるのですが、午後はさらに自由度が高くなります。15時代に帰宅することで、帰宅後ジムに行ったり、買い物に行ったり、料理をしたり、休日と同じくらいの自由時間を使うことができます。通常夕方以降サラリーマンで混みあう施設であっても、混雑時間帯を避けて行くことができます。また通常平日に行きにくい免許の更新や病院の診療なども問題なく可能です。
朝活や夜活ができる
著者はフレックスタイム導入後、朝活を始めました。5時台に起床し、新聞を読んだり読書したり、語学を学習する時間を取ってから、8時前後の混雑の少ない時間帯に出社するようになりました。そうすると勤務開始からお昼休憩までに4時間と十分長い時間があるため、そこでその日1日の最重要な仕事を集中的に取り組めます。午後に入るころには既に1日の集中力のほとんどを使い果たしていますが、以前のように午前中を何となくダラダラと過ごして午後に本腰を入れるよりも生産性が高まりました。
著者はいわゆる“朝のゴールデンタイム”を活用する生活リズムを採用しているので朝活がうまくいっていますが、人によっては夜活の方が生産性を高められるはずです。その場合も、フレックスタイムを活用して夜遅くまで働き、その代わり午前中はゆっくり出社することで自分に合った働き方ができます。
繁忙期とそれ以外でメリハリをつけられる
著者の仕事は1か月の中で忙しい時期とそうでない時期の差が大きく、毎日9時から18時という固定の就業時間は不便でした。現在は忙しい時は残業もやむ無しとし、それ以外の時期は大幅に就業時間を短くしてコントロールしています。例えば忙しい時期は平均して8:00-20:00まで働き、余裕のある時期は8:30-15:30といったイメージです。
メリハリのある働き方のおかげで、忙しい時期が来ても精神的に乗り切れるようになり、また余裕のある時期にはプライベートを思う存分楽しめるようになりました。
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