今回は、働き方改革に大きく関係する、”残業”について書いていきます。働き方改革に関しては過去の記事も参照ください。
一口に”残業”と言っても、その原因は様々です。今回は、残業にはどんな原因があるのか、またその対策について書いていきます。
個人の業務量が多い
ある個人の業務量が部署の他の人と比べて突出して多いことで残業が発生してしまうケースです。部署のほとんどの人が残業をしていないのに、あなただけが長時間残業をしているケースが該当します。
この場合の対策はシンプルです。上長に相談し、業務量をコントロールしてもらいましょう。上長であれば、部下の残業時間も把握しているはずですので、あなたの残業時間だけが突出して多いことも理解してもらえるはずです。
ただし、上長に丸投げでは解決しない可能性があります。まずはあなたが抱えている業務をリストアップし、その内のどの部分について同僚に依頼したいのかを明確にしておきましょう。
部署全体の業務量が多い
あなただけでなく、部署の同僚の多くが長時間残業をしているケースです。この場合の対策はいくつか考えられます。
他の部署に業務を移管する
個人の業務量を調整するのと考え方は同じです。ある部署に業務が集中してしまっているのであれば、抱えている業務の一部を他部署に移すことで解決できる可能性があります。部署を跨ぐ話ですので、部門長が他部署に働きかけることで実現できます。
ただし、当然他部署に業務を丸投げするわけにはいきませんし、どんな業務を移していいわけでもありません。まず、移管に適した業務を見極めます。元々他部署から依頼されて遂行している仕事であれば、依頼元の部署に押し返す形で業務を移管しやすい可能性があります。また、本来あなたの部署がその業務を行う大義名分がない業務(仕方なくあなたの部署が行っている)業務であれば、他部署も明確に断る理由がないでしょうから、移管しやすいでしょう。
また、大前提として、移管したい業務のプロセスを正確に理解する必要があります。
部署全体で仕事の効率化に取り組む
もし他部署に業務を移管するのが難しい場合は、自部署で解決する必要があります。その場合には、仕事を効率化するしかありません。個々人の生産性を高めたり、業務の自動化を進めたり、場合によっては業務自体を省略してしまうことで業務量を減らす必要があります。 仕事の効率化に関連した記事は過去にも多く投稿していますので、以下からご参照ください。
仕事が遅い
一つの仕事を完了するのに、時間をかけすぎてしまっているケースです。別にサボっているわけでもなく、作業の効率が悪いわけでもないが、完成度を求めすぎてしまうケースです。
この場合の対策は、完成度のイメージを上司と共有することです。今あなたが抱えている業務は、最終的にどのくらいの完成度を目指すべきなのか、事前に上司に確認しましょう。例えばそれが、社外向けの公式資料であれば、細かい部分までミスのない、綺麗な資料を作成する必要がありますが、部署の会議で使用するExcelファイルを作るのであれば、限度はありますが、多少誤りがあっても問題ありません。詳しくは、過去に以下の記事を書いていますので、参照ください。
一時的に多い
通常は残業がないものの、一時的に残業が発生してしまっているケースです。企業の繁忙期が該当します。この場合の対策は、以下2つが考えられます。
短期間であれば、残業を容認する
もしその残業が一過性であれば、残業を容認するという選択肢もあります。例えば企業の繁忙期や顧客クレーム対応であれば、一時的に残業が増えたとしても、長期的に見れば利益確保に繋がったり、顧客満足度の向上につなげることができます。
長期化するなら、優先順位をつける
もしその残業が一過性であっても、それが長期的に続く見込であれば、仕事に優先順位をつけなくてはなりません。短期間であれば乗り越えられる長時間の残業も、常態化してしまうと社員の生産性を損いかねないからです。もし商品の販売校長や顧客クレームが残業の理由であれば、それを優先せざるを得ませんので、それ以外の仕事を減らす必要があります。
突発的な依頼の積み重ね
同僚や取引先から短納期の仕事が頻繁に飛び込んでくるせいで残業が多くなるケースです。この場合の対策は以下3つが考えられます。
他の同僚と手分けして対応する
あなたが突発的な依頼を受けたら、同僚に協力してもらいます。その代わり、同僚が突発的な依頼を受けた時にはあなたも協力します。こうすることで、誰かが突発的な依頼を受けても、同僚と手分けして対応でき、残業時間を調整できます。
納期を交渉する
そもそもの依頼が短納期であることが問題であれば、それを依頼元に訴え、短納期の依頼を解消してもらいましょう。依頼元は、あなたやあなたの部署が短納期の依頼で困っていることを理解していない可能性があります。もしくは、理解していたとしても、”その業務は必ずXX日以上の猶予を下さい”と具体的に明示されることで改善のきっかけとなることがあります。
突発的な依頼を断る
場合によっては、突発的な依頼を断るという選択肢もあります。日本人は、依頼された仕事を断ることに抵抗感があるかもしれません。しかし、突発的な依頼を全て受けていれば、依頼元からは”無理を言っても聞いてくれる”都合の良い依頼先と認識されます。重要な仕事であれば受けざるを得ないかもしれませんが、断っても大勢に影響のない仕事であれば、断ることで依頼元に対する指導的・教育的効果を与えられる可能性があります。
他の人のアクションがトリガーとなる業務
自分1人では業務を完了できず、他の人から送られてくるデータを見たり、基幹システムが更新されるの待つ必要があるケースです。この場合の対策は以下2つが考えられます。
他の人のアクションの期限を変更する
例えば、ある人から送られるExcelのデータを見てそれを加工して上司に報告する作業を想像しましょう。Excelが送られてくるのが17時、加工作業に2時間、上司にその日中に報告する必要があるとしたら、確実に19時まで働く必要があります。
当然のことながら、Excelを送ってもらう期限を15時と設定すれば、この作業は17時までに完了し、あなたは残業する必要がなくなります。日本人はなぜかこのような細かな調整をせず、与えられた条件の元で粛々と働く人が多いように思います。送付元が15時までにExcelを送れるかどうかは、聞いてみないとわからないわけですから、まずは依頼すればいいのです。
業務を効率化・自動化する
上と同じ例を使います。もし、送付元がどうしても17時より前にはデータを送れないのであれば、業務の効率化・自動化を考えましょう。具体的には、Excelのデータ加工に時間がかかっているなら、ショートカットキーを駆使して効率化したり、マクロ(VBA)を使ってExcel操作を自動化できます。Excel以外の作業で時間がかかる場合は、RPAやプログラミングを扱える人がいれば、web操作やメール送信も含めて自動化することができます。
Excelのショートカットやマクロについては過去に記事を書いていますので、ご参照下さい。
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