その仕事、そんなにキッチリやる意味ある？
この項目の中では、残業を減らすために、どういった価値判断基準を持つべきなのか、何をしたらいいのかを書いていきます。前提として、仕事の効率化を図るためのパソコン操作やExcelの知識は、別項目の”仕事の効率化”のところで書きますので、それ以外の内容になります。
もしあなたが、本当は残業なんてしたくないのに、仕事が多すぎて帰らない、と思っているのなら、その解決のために少しでも役に立てばと思います。
今回は”精度の求められるタスクを見極める”ことについて書きます。
あなたは自分の仕事にどれくらいの精度が要求されるか、意識したことはありますか？要求される精度は人によっても違うし、同じ人でもタスクによって全く異なります。
極端なことを言えば、精度が要求されない仕事に時間と労力を費やしても、誰も幸せになりません。
あなたは誰からも褒められない仕事で残業するし、会社もあなたのことを”成果が小さい割に残業が多い”と評価するでしょう。
仕事における精度とは
仕事で要求される精度といっても、いろんな種類があります。
それぞれ精度の質が違いますので、まずはそれを確認しましょう。
まずは精度と言った時に何を指すのか、認識を共通化しましょう。
数字の正確性
あなたの仕事の成果物(資料など)に記載されている数字が正確かどうか。
特に業績に直結する数字は精度を要求されます。
内容の整合性
あなたの仕事の成果物に書かれている事柄が、首尾一貫していて、自己矛盾していないこと。また会社のビジョンと整合していること。
例えばプレゼンで冒頭に伝えるメッセージと最後のメッセージが一致しているかどうかなど。
資料の見た目
あなたの仕事の成果物を初めて目にする人にとって、内容が頭に入りやすくなっているかどうか。
資料の構成、フォントの一致、文字数などが関係します。
内容的に過不足がない
あなたの仕事の成果物に含まれる内容が、不足していないこと。もしくは多すぎないこと。
精度は目的ではなく手段
たまに、どんな仕事に対しても精度”100%”を目指す人がいます。本人に聞くと、”私は完璧主義者なんです”と言ったような、ある種、自己正当化とも聞こえるような反応をもらうこともあります。
ですが、そういった人は大抵の場合、その精度が自分のためであることに気づいていません。会社が要求していないレベルまで精度を追求するのは、言ってしまえば”個人の趣味”の領域です。
ある仕事を高い精度で遂行する時には、必ずその背景を理解しましょう。精度はあくまでも手段です。精度が高いこと自体が目標になってしまうと、効率が悪くなります。
精度が低くても良い仕事を見極める方法
とはいえ、自分の仕事にどのくらいの精度が求められるのか、判断が難しいこともあると思います。そこで以下では、精度が低くてもいい仕事を見極める方法をいくつか紹介します。
その仕事の成果物を誰が見るのかを考える
判断する一つの方法は、その仕事の成果物を誰が見るのかを考えることです。
例えば、社内向けよりは社外向けの方が精度が要求されるし、部内向けよりは部外向けが、担当者よりは管理職向けの方が精度が要求されます。
例えば社員向けに福利厚生制度の概要を伝えるプレゼンする人と、投資家向けIR資料をプレゼンする人がいるとします。
前者の人が、福利厚生制度のコースの数を間違えたり、読みにくいプレゼン資料だったり、資料が多すぎて途中飛ばしながら進めたりしても、社内向けの発表なのでそれほど大きな問題になりません。
一方後者の人は、基本的に数字を間違えられませんし、投資家に伝わらないような醜い資料は作れません。圧倒的に後者の方が精度が要求されるわけです。
逆に言えば、部内で自分の取り組みを気軽にシェアするような資料を作るのに、数時間もかけるのは、非効率的な時間の使い方というわけです。
精度が低いとどのくらいの影響が出るのかを考える(規模・範囲)
精度が低いとどういった規模で、どのくらいの範囲に影響を与えるのか、というのも判断材料になります。
例えば同じ売上金額のデータを集計するのでも、それを会社の管理職100人にばら撒くのと、自分の上司に中間報告的に速報として提出するのでは、全く影響力が異なります。言うまでもなく、後者の方が”精度が低くてもいい”訳です。作業中は、作業効率と正確性のバランスをとって、何か誤りがあれば、上司に謝れば済む話です。
時間をかけて精度が向上するのか考える
精度は作業量と比例しないことがあります。その代表例は、未来に関することです。例えば人口動態のように数10年後の状況をかなり明確に把握できる分野もありますが、一方で10年後の株価や為替レート、天気は誰にもわかりません。
未来予測は、簡単な分野と難しい分野の差が大きいので、あなたが取り組んでいる未来予測の難易度を意識する必要があります。
例えばその分野が、経験豊富や熟練者がいろんなところからデータをかき集めて、あーでもないこーでもないと何時間も考えて、結局見込が外れるなら、そんな未来予測はやめたほうがいい。それよりも、過去の実績値から簡単に予測値を出すだけで十分かもしれないのです。
タスクによって、一生懸命考えた末の推測値と、粗い計算をしただけの推測値の精度が大して変わらないということもよくあります。
そして、粗い計算のおかげで残業が数時間減ることだって珍しくないのです。
なぜ、未来に関する数字が必要なのか
そもそもなぜ、未来に関する数字が必要なのか、考えたことはありますか？その理由は、多くの企業が”予実管理”をしているからです。つまり、予算を立てて、そこを目標にして、実績を合わせていく。それを株主に示すことで、継続的に投資してもらう。
未来予測なんて誰にもできませんから、個人的には予実管理そのものに疑問を感じているのですが、日本で働く以上ほとんどの人が予実管理に関与せざるを得ないでしょう。
ですから、せめて、未来予測の為に無駄な時間を使わないように、上述のようなポイントについて、考えてみてください。
自分のタスクを分類する
さて、精度が求められるタスクを見極める、ということの意味や方法を理解いただけたでしょうか。
次はぜひ、あなたの抱えるタスクを分析してみましょう。
“このタスク、こんなに時間かけなくてもいいかもしれない！”
そう思えるようになっていれば、それが新たな気づきです。
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