属人的な仕事をなくすには？

身の回りに属人的な仕事がありませんか？属人的な仕事は、平時には問題になりませんが、組織に変化が生じた時に大きな問題となり得ます。今回は属人的とはどういうことか、属人的な仕事の不利益、そして解消方法を説明します。

属人的とはどう意味か

そもそも属人的とはどういう意味でしょうか。文字通り、”人に属する”こと、つまりある業務を特定の個人だけが行なっていて、その内容が他者と共有されていないことです。特に批判的な文脈では、業務を特定の個人だけが実行しているために、業務内容が共有されていなかったり、実行方法が他の人にはわからない、もしくは実行できない状態になっていることを指します。

これに対応する概念が”平準化”や”マニュアル化”です。平準化とは、社員間の業務の偏りをなくすこと。マニュアル化は、業務マニュアルを作成し、それに則ることで誰でも同じ業務が遂行可能になることです。

属人的な仕事の不利益

もし担当者がいなくなったら？

属人的業務であっても、それを担当する個人が継続的に成果を出してくれているうちは問題がありません。問題が発生するのは、その個人に何らか変化が発生した時です。

例えばその担当者が長期で年休を取得したら？他の部署に異動になったら？更には会社を辞めることになったら？こういった理由で属人的な仕事がストップしてしまうという事例は枚挙にいとまがありません。

さらに、属人的な仕事が厄介なのは、ストップするまでその仕事が他者と共有されていないことに気付くきっかけが少ないということです。担当者がいなくなってから問題に気付いたところで、解決方法を知っているのもその担当者であれば、残された人たちは路頭に迷ってしまいます。これが属人的な仕事の不利益です。

不利益の具体例

属人的な仕事の不利益の具体的を考えてみましょう。例えば、社内システムの使い方が1人しかわからないケースがあります。歴史のある大企業ほど、幾つもの社内システムが乱立し、使い方をマスターしている人がほとんどいないような状態になっています。その中でITリテラシーの高い個人が何とかシステムの使い方を習得すると、今度はその個人にシステムを使った業務が集中してしまいます。結果的に他の人がシステムを習得するインセンティブがなく、その個人が部署からいなくなったら、途端にシステムを誰も使えない状態になってしまいます。

業務改善のためのマクロやプログラミングを特定の人に依存しているケースでも、不利益が生じます。マクロやプログラミングを扱える人が1人しかいないのに、その人が部署からいなくなったら、それらマクロやプログラムをメンテナンスし続けることができなくなります。

上の2つの例はITスキルが高い人の例でしたが、営業スキルが高い人の仕事が属人化してる場合でも、同様の不利益が発生します。例えば顧客管理を1人に一任していた場合、その人が部署からいなくなると、顧客にアクセスできなくなったり、既存顧客から受注を受けられなくなったしします。

解消方法

上記で紹介したような不利益を発生させないために、属人的な仕事を解消するにはどうしたら良いでしょうか。以下では、その方法を2つ紹介します。

社内教育による平準化

1つ目の解消方法は、社内教育による平準化です。特定の個人のスキルやノウハウによって可能になっている業務を、教育によって他の人でも実行可能とするということです。社内システムの使い方を学習したり、Excelのスキルを向上させたり、顧客管理方法を学ぶことで、特定の個人が不在でも業務に滞りがないようにします。

定期的なマニュアル作成

社内教育による平準化は効果が高い一方、手間がかかり、かつ教育対象の意識や知識水準によっては効果が出にくい場合があります。その場合には、属人的な業務の担当者にマニュアルを作成してもらうことが効果的です。その際のポイントは、誰が担当でも、そのマニュアルに沿って作業すれば同じアウトプットが出ること。これによって、多少業務に対する理解度が低い人が後任になっても、業務のアウトプットを担保することができます。