もしあなたがExcelの非表示の機能を頻繁に使っているなら、ぜひこの記事を読んでいただきたいです。実は非表示の機能は、Excelの上級者になるほど、むやみに使わなくなります。
今回はその背景と、代替の機能を紹介します。
なぜ非表示は使わない方がいいのか
まずは、以下の画像を見てください。このExcelのシートで、どこが非表示になっているのか、パッと見てわかりますか？
恐らく、すぐにはわからないと思います。発見するには、行と列をそれぞれ端から見ていくしかありません。行では、1行目・16行目・26行目、列ではG列が非表示になっています。
つまり非表示は、操作した人以外には見つけるのが極めて難しいのです。見つけにくいわけですから、非表示に気づかずに何か作業をすることで、誤操作を招きやすい。ここが非表示の最大の問題です。個人的に使用しているファイルなら好きにすればいいですが、他人と共有するファイルでは、基本的には使わないようにした方がいいのです。
とはいえ、ある行やある列を見えないようにしたいということはよくあると思います。そんな時はどうしたらいいのでしょうか？
グループ化
非表示の代わりに使える便利な機能が、”グループ化“です。機能としては非表示と同じく、ある行や列を見えなくすることですが、”グループ化”の場合は以下の違いがあり、そのため非常に有用です。
- どこが非表示になっているのかが一見してわかる
- 非表示の行・列をボタン一つで開閉できる。
- すべての非表示をまとめて開閉することができる
では、使い方を見てみましょう。
非表示にしたい行や列を選択した状態で、”データ”タブの”グループ化”をクリックします。
すると、以下のような状態になります。
“−“とあるのが、セルを開閉するためのボタンです。これをクリックすると非表示になり、非表示状態では”+“と表示されます。
今度は、ある4つの行の連続に対してグループ化をしてみます。
列と同じように、グループ化をすることができました。
ところで、上の”1“や”2“と書いてある部分は何かというと、これはすべてのグループ化されている行や列を、まとめて開閉できるボタンです。例えば、上の例では、赤丸の”1″を押すと、グループ化されている３つの行を、以下のように纏めて閉じることができます。
ここまでが、グループ化の概要です。
グループ化のショートカット
さて、このグループ化を非表示の代わりに常用するようになると、もっと手軽にグループ化をしたいと感じると思います。有難いことに、グループ化には以下のショートカットが設定されています。ぜひショートカットを覚えて、グループ化を抵抗感なく便利使いして頂ければと思います。
ショートカット：Shift + Alt + →
ショートカットについては、以下のまとめ記事もご参照ください。
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