以下のように、数字が表示されるはずの場所に”####”と表示されてしまって困った経験はありませんか？今回はこういったケースで使えるExcelの機能、”縮小して全体を表示“の設定方法を紹介します。
####とは何か
そもそも”####”とは何かというと、これは数値データが存在しているが、列の幅が狭くてすべての桁を表示することができないことを示します。
参考までに、数値ではなく文字列のデータであれば以下のように列の幅を超えて表示されます。
また文字データで列の幅を超える場合であっても、隣のセルが空白でなければ途中までの表示となります。
一方数値データの場合には上記のように一律で”####”と表示されることで、一部だけを表示する場合よりも誤解を招きにくいといえるでしょう。
縮小して全体を表示とは何か
とはいえ、Excelを使った実務では狭い幅の列であっても長い行数の数字を表示させたいケースはよくあります。そういったケースでは、フォントサイズを変更している人が多いように思いますが、”ちょうどよい”フォントサイズを都度設定するのは非常に面倒です。
そこでお勧めしたいのが、Excelの”縮小して全体を表示”機能です。その名の通り、列の幅を超える長さのデータについて、フォントサイズを自動縮小して表示させることができます。縮小して全体を表示を適用したあとの状態は以下の通りです。
簡単な設定方法
次に、縮小して全体を表示を設定する方法を解説します。この機能はセルの書式設定から実行可能です。以下の記事でも触れている通りセルの書式設定はCtrl＋１で実行できます。
今回でいえば、以下のように設定したい範囲を選択した状態でセルの書式設定のウィンドウを呼び出します。以下のように”配置”タブで”縮小して全体を表示”を選択してOKを押下します。
以下のように縮小して全体を表示することができました。
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