オートフィルという機能を知っていますか？大変基本的な機能なので、知っている人が多いと思います。
オートフィルはExcel関連の他の記事でも頻繁に出てきますので、もし知らないという人がいれば、以下をご一読ください。
オートフィルとは何か
規則性を読み取ってコピーしてくれる。
オートフィルの機能は、その名前がよく表しています。すなわち、自動で(auto)埋めてくれる(fill)機能です。特に、すでに入力されているデータに規則性がある場合に、その規則性を維持しながらコピーしてくれる、大変便利な機能です。
オートフィルの実例
では具体的に、オートフィルがどのように使えるのか、以下の画像をご覧ください。それぞれ、手入力したデータは塗りつぶしなし、オートフィルで自動投入したデータをベージュで塗りつぶしています。
私が手入力したのは、1つか２つのデータのみです。他はすべて自動で投入されました。
オートフィルの使い方1
では次に、オートフィルの使い方を紹介します。オートフィルの使い方は2つあります。両方ともマウスを使う方法です。
1つ目の方法は、ドラッグする方法です。こちらはデータ数が多くない時、具体的にはコピーしたい範囲が画面上に見えている時にお勧めです。
例えば以下のように、C2セルに”1″と入っている時に、C2セル右下にカーソルを合わせると、カーソルの形が”+”に変わります。この状態でクリックして、クリックしたままコピーしたい場所までドラッグします。例えば以下ではH2までドラッグします。
すると、以下のようになります。
次は、セルC3に”4″、D3に”5″と入力し、C3とD4を選択した状態でオートフィルしてみます。
すると以下のように、4と5というデータから規則性を読み取って、自動で連続データを入力してくれました。
これがオートフィルの使い方です。
偶数奇数・関数・曜日などであっても、基本的な考え方は同じです。
オートフィルの使い方2
1つ目の方法は、ドラッグする方法でした。
2つ目の方法は、ダブルクリックです。
こちらはデータ数が多く、かつ列方向(縦方向)に長いデータを扱う時に有効です。
例えば、以下のケースのように、元データに単価と数量があり、合計の価格を計算しないといけない場合、恐らくあなたはE3のセルに”=C3*D3″という数式を投入するでしょう。
こういったデータが数千行、数万行と存在する時に、先ほど紹介したように一番下までドラッグするのは大変です。そこで役に立つのが、ダブルクリックのオートフィルです。
先ほど同様、以下のようにオートフィルを始めるセルの右下にカーソルを合わせ、”+”を表示させます。先ほどはこれをクリックしたままドラッグさせましたが、今度はこの状態で、ダブルクリックします。
そうすると以下のように、E3のセルに投入した数式を、自動的にデータが入っている一番下の行までコピーしてくれます。これが、オートフィルの2つ目の使い方です。
オートフィルのオプション機能
ところで、オートフィルを実行すると、以下のようなアイコンが出ることに気づいたでしょうか。
実はこれも便利な機能で、オートフィルでどういった方法でコピーを実行するのかを選択できます。具体的には、アイコンをクリックするとたくさんの選択肢が出てきます。それぞれどういった内容なのか、代表的なものに絞ってを説明します。
セルのコピー
これは、同じ値をコピーするオプションです。例えば”1″というデータをセルのコピーすれば、オートフィルでコピーされた値もすべて”1″になります。
連続データ
連続データの意味は、例えば”1″というデータを連続データでオートフィルすると、”1,2,3,4,…’という風に、連続した値を投入してくれます。上の例で挙げた日付や曜日も連続データで投入できます。
書式のみコピー
これは、例を出して説明します。
例えば以下のように金額が並んでいる時に、”1500″だけは”\”や”,”がなく、書式が周りのセルと異なります。
こういった場合に、例えば上のセルから書式(\と,)だけをコピーしたい時に、この”書式のみコピー”が有効です。普通にオートフィルを使ってしまうと以下のように金額も500に変わってしまいますが、
“書式のみコピー”を選択することで、以下のようになります。
書式なしコピー
これも、例を出して説明します。例えば以下のように、1月15日のところに”5″と投入し、オートフィルでコピーするとします。
単純にオートフィルすると、以下のように土日だけ黄色に色付けされていたところの色が変わってしまいました。これは、1月15日の行の“塗りつぶし無し”という書式も一緒にコピーされるからです。
そこで”書式なしコピー”を選択すると、書式はコピーされず、コピー先セルの元の書式が維持されることになり、以下のようになります。
連続データ(月単位)
これは、日付を月単位で投入する時に有効です。以下のように、毎月の同じ日を投入することができます。
連続データ(週日単位)
これは、曜日を平日だけで繰り返したい時に使えます。
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